Documentador
Crea el documento, define el flujo y los integrantes del mismo.
Solución integral de gestión documental para los sistemas de calidad
Procedimientos y formatos controlados de extremo a extremo: elaboración, revisión, aprobación, firma y publicación, con respaldo criptográfico y cumplimiento normativo.
02 El problema
Gestionar documentos de calidad en papel no escala
Cinco frentes donde los sistemas de calidad pierden trazabilidad, tiempo y cumplimiento cuando los procedimientos viven en carpetas, correos y archivos sueltos.
01
Documentos sin control de versiones que se duplican o se pierden
02
Difícil rastrear quién elaboró, revisó o aprobó cada procedimiento
03
Flujos de revisión y aprobación lentos, manuales y propensos a error
04
Riesgo de incumplimiento normativo (ISO, SOX, eIDAS, HIPAA)
05
Falta de integridad y confidencialidad en documentos críticos
03 La solución
Todo el ciclo del documento de calidad, en una sola plataforma
Docutrace controla la creación, revisión, aprobación, firma y publicación de procedimientos y formatos, basado en las mejores prácticas de un sistema de gestión de calidad ISO, con integración nativa al ecosistema Microsoft.
04 Flujo del documento
De borrador a publicado, sin perder el rastro
Siete estados controlados con responsables, historial y firma electrónica en cada transición. Lo que antes era una cadena de correos, ahora es un proceso auditable.
Borrador
01
Elaboración
02
Revisión
03
Aprobación
04
Firma
05
Publicado
06
Obsoleto
07
05 Perfiles
Roles claros, responsabilidades claras
Cada perfil tiene un alcance específico, con permisos, notificaciones y firmas independientes. Todo queda registrado, todo es auditable.
Elaborador
Complementa y desarrolla el contenido del documento.
Revisor
Revisa el documento; si hay correcciones, retorna a elaboración.
Aprobador
Evalúa el documento revisado. Si lo rechaza, vuelve a elaboración.
Administrador de línea
Técnico o administrativo, según el tipo de documento gestionado.
06 Flujos
Flujos configurables para cada proceso de calidad
Plantillas listas para los flujos más comunes de un sistema de gestión de calidad, y la capacidad de diseñar los tuyos sin tocar una sola línea de código.
NC · CLIENTE
No conformidades de clientes
Registro, análisis y cierre de no conformidades reportadas por clientes, con seguimiento auditable.
MEJORA
Mejora continua
Captura y seguimiento de iniciativas de mejora con responsables, plazos y resultados medibles.
DESVIACIÓN
Desviaciones
Documenta desviaciones del proceso estándar y acciones correctivas, con evidencia y firma.
CAMBIO · v2.1
Control de cambios
Gestión formal de cambios a procedimientos con evaluación de impacto y aprobaciones.
VALIDADO
Validaciones
Procesos de validación de sistemas, equipos o métodos, con trazabilidad completa de evidencias.
FORM · CUSTOM
Formularios personalizados
Diseña tus propios formularios con Power Apps y conéctalos a flujos automáticos.
07 Tecnología
Construido sobre el ecosistema Microsoft
Apalancamos plataformas empresariales probadas para que la adopción sea rápida y la operación familiar para tu equipo de TI.
SharePoint
Plataforma de Microsoft como herramienta web para gestión documental.
Power Apps
Creación de formularios como servicio que permite la personalización.
Power Automate
Automatización de procesos y tareas en todo el ciclo del documento.
SigningHub
Solución de firma electrónica avanzada integrada al flujo documental.
08 Cumplimiento
Alineado a los estándares que tu industria exige
Cinco familias de estándares y regulaciones que Docutrace ayuda a cumplir desde el primer día, sin esfuerzos adicionales de configuración.
PDF/A
ISO 19005-1:2005 · Archivo de larga duración
HIPAA · FDA
FDA 21 CFR Part 11 · Salud y farmacéutica
SOX
Sarbanes-Oxley Act · Auditoría financiera
eIDAS · US · CA
Regulaciones internacionales de firma e identidad
ISO 27000
Seguridad de la información empresarial
09 Beneficios
Lo que obtienes con Docutrace
Calidad documental sin fricción, tu equipo se concentra en lo que importa y la plataforma se encarga del control.
Transparencia
Organización
Accesibilidad
Seguridad
Cumplimiento
Compatibilidad
Auditoría
Trazabilidad
Fácil de configurar
100% web
Marcas de agua sobre impresiones
Firmas electrónicas integradas
Tu próximo paso
Calidad sin papel, sin correos perdidos, sin sorpresas en auditoría
Solicita una demo guiada de Docutrace y conoce cómo se ve un sistema de calidad cuando cada procedimiento es trazable, firmado y publicado de extremo a extremo.
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